Kreasi Model proyek menggunakan Ms project

Program Ms Project buatan Microsoft adalah salah satu tool /PMS (Project Management Software) terbaik dalam membuat perencanaan proyek yang komprehensif. Mudah digunakan dan dengan kemampuan integrasi yang baik dengan program aplikasi lainya seperti excel , word, database access dll aplikasi windows . Namun sebelum menggunakan ms project tentu harus diketahui terlebih dulu konsep yang berada dibalik tool yang canggih ini yaitu manajemen proyek. Dengan memahami konsep dasarnya maka tool ini akan menjadi sangat bermanfaat. Bukankah “man behind the gun” lebih menentukan tercapainya tujuan?. Istilah skedul sering diartikan letterlyk menjadi daftar tanggal2 pelaksanaan pekerjaan sehingga timbul anggapan bahwa kalau hanya “skedul” kenapa harus pakai ms project? Kan Excel juga bisa, atau Vision atau program barchart lainnya juga bisa. Kenapa harus PMS ? Tujuan utama Sebuah PMS adalah membuat “model” proyek baik grafis(network planning) maupun mathematical sedemikian sehingga seorang kepala proyek dapat mengamati, membuat evaluasi atas proyek nya dengan melihat pada “model” baik pada tahap perencanaan maupun pada tahap pelaksanaannya. Pengamatan atas model tentu lebih cepat dipahami karena bisa dilihat dari berbagai sisi / view sesuai kebutuhan. Pengamatan lapangan bisa difokuskan pada hal2 kritis saja yang memerlukan tindakan manajemen . Kalau demikian maka sebagaimana proyek itu sendiri maka sebuah model haruslah mencerminkan keadaan sesungguhnya. - Apa saja yang dikerjakan? - Bagaimana urutan mengerjakannya? - Apa akibat keterlambatan suatu pekerjaan ke pekerjaan lainnya dan apa akibat terhadap proyek secara keseluruhan? - Kapan resources tertentu harus siap dilapangan? Apa jadinya kalau ada material yang terlambat? Atau alat tertentu belum siap pada saat dibutuhkan? - Kapan subkontraktor harus masuk lapangan? - Kalau hujan sekian hari apa pengaruhnya? - Berapa biaya mempercepat pekerjaan sekian hari atau sebaliknya? - Apa efek dari kenaikan harga resources tertentu terhadap biaya ? terhadap cashflow? - Berapa untung rugi pekerjaan sampa saat ini? Dll pertanyaan yang seharusnya dapat ditampilkan solusinya pada model tsb. Dengan menginterogasi model maka sangat banyak alternatif solusi atas permasalahan yang timbul sehingga bisa diperoleh solusi yang optimal . Jadi PMS adalah suatu tool yang benar2 komprehensif tapi sering disederhanakan dengan “Scheduling”. PMS adalah tool bagi project coordinator dalam mengolah data proyek dan menyajikan informasi kepada kepala proyek sesuai keadaan yang sebenarnya dilapangan. Dengan informasi yang diberikan PM dapat membuat evaluasi proyeknya dengan baik dan mengarahkan / menyelesaikan permasalahan yang timbul pada waktunya. Kenyataan di lapangan masih sangat banyak terjadi seorang PM di bebani dengan masalah teknis , masalah informasi yang tidak komprehensif sehingga mau tidak mau sang PM harus selalu berada di lokasi pekerjaan dan hanya bisa yakin atas pengamatan visual yang dilihatnya sendiri. Ideal tapi tidak efisien .