Sabtu, 08 Oktober 2011

Kebutuhan Training Kontraktor

dari buku "Practical Project Management, Tips, Tactics, and Tools" , Harvey A. Levine  
Training
...................................... There are two distinct training categories:
• Project Management Training.
• PM Software Training.
General PM training is the most important. You can be certain that the re-sults from use of the tools by unknowledgeable individuals will be detrimental to your success. Everyone involved in contributing to project success should be trained in the basic concepts of project management. It is an error to assume that everyone inherently understands project management, and it is unfair to expect these people to perform successfully in this area without the benefit of such training. A formal program should be made available to a wide audience, encompass-ing a wide scope of topics and skills of value to both project and functional per-formers participating in projects. This program should define the firm’s policies and expectations for the management of projects. It should also make it clear that project management is a way of life in the firm, and that support for the pro- gram is a condition of employment. Tip Get your corporate training function involved. First, they will have skills and resources available to support your training needs. Second, they will resent you if you do not ask them to participate, and perhaps get in the way. Detailed PM training, including use of the tools, should vary according to the role of the individual. For instance, I first like to divide the user community intotwo types: In-ses and Out-ses. The In-ses are people who feed information intothe system. The Out-ses are people who use and respond to information from the system. This first group of people must understand the basics of planning and control. If you are using critical path scheduling, they must understand what re-ally happens when you say that task A is a predecessor to task B. My experience has been that untrained people will describe their project to the system and be completely astonished by the result because they did not understand what the tool did with their inputs. The Out-ses also need to understand how the resulting information was deter-mined. However, my biggest concern is that they often don’t know how to inter-pret and respond to the information. It is important to remember that reports are not issued just to provide status. They are issued so that problems can be identi- fied and that corrective action can be taken. Therefore, we need to train these people to read the reports, how to identify an out of tolerance condition, and how to respond to such situations. When implementing the system, you will want to identify all recipients of the outputs and determine what they need to know. Then, design custom outputs for each one that presents the story that will help them to carry out their specific project responsibility. Once these reports are designed, tutor these individuals to get the response that you need. You cannot take it for granted that the reader will know what to look for and how best to respond so as to remedy any prob- lems. In each case, we need to look at what each participant needs to know to be effective in his or her project management role. You need to ask: “Who needs to know what?” Finally, to bring a professional demeanor to the PM process, think about im- plementing a PM certification program, either internally or by sponsoring atten- dance at an educational institution. Also, consider promoting PM certification via the Project Management Institute’s PMP program. 
Tip 
Today’s project-centric organizations are promoting ex- cellence in project management and are finding ways to recog-nize project management excellence within their organization structure. This can encompass design of the positions and/or salary recognition. A company-sponsored education program is an essential part of such a program.

Kamis, 06 Oktober 2011

Kreasi Model proyek menggunakan Ms project

Program Ms Project buatan Microsoft adalah salah satu tool /PMS (Project Management Software) terbaik dalam membuat perencanaan proyek yang komprehensif. Mudah digunakan dan dengan kemampuan integrasi yang baik dengan program aplikasi lainya seperti excel , word, database access dll aplikasi windows . Namun sebelum menggunakan ms project tentu harus diketahui terlebih dulu konsep yang berada dibalik tool yang canggih ini yaitu manajemen proyek. Dengan memahami konsep dasarnya maka tool ini akan menjadi sangat bermanfaat. Bukankah “man behind the gun” lebih menentukan tercapainya tujuan?. Istilah skedul sering diartikan letterlyk menjadi daftar tanggal2 pelaksanaan pekerjaan sehingga timbul anggapan bahwa kalau hanya “skedul” kenapa harus pakai ms project? Kan Excel juga bisa, atau Vision atau program barchart lainnya juga bisa. Kenapa harus PMS ? Tujuan utama Sebuah PMS adalah membuat “model” proyek baik grafis(network planning) maupun mathematical sedemikian sehingga seorang kepala proyek dapat mengamati, membuat evaluasi atas proyek nya dengan melihat pada “model” baik pada tahap perencanaan maupun pada tahap pelaksanaannya. Pengamatan atas model tentu lebih cepat dipahami karena bisa dilihat dari berbagai sisi / view sesuai kebutuhan. Pengamatan lapangan bisa difokuskan pada hal2 kritis saja yang memerlukan tindakan manajemen . Kalau demikian maka sebagaimana proyek itu sendiri maka sebuah model haruslah mencerminkan keadaan sesungguhnya. - Apa saja yang dikerjakan? - Bagaimana urutan mengerjakannya? - Apa akibat keterlambatan suatu pekerjaan ke pekerjaan lainnya dan apa akibat terhadap proyek secara keseluruhan? - Kapan resources tertentu harus siap dilapangan? Apa jadinya kalau ada material yang terlambat? Atau alat tertentu belum siap pada saat dibutuhkan? - Kapan subkontraktor harus masuk lapangan? - Kalau hujan sekian hari apa pengaruhnya? - Berapa biaya mempercepat pekerjaan sekian hari atau sebaliknya? - Apa efek dari kenaikan harga resources tertentu terhadap biaya ? terhadap cashflow? - Berapa untung rugi pekerjaan sampa saat ini? Dll pertanyaan yang seharusnya dapat ditampilkan solusinya pada model tsb. Dengan menginterogasi model maka sangat banyak alternatif solusi atas permasalahan yang timbul sehingga bisa diperoleh solusi yang optimal . Jadi PMS adalah suatu tool yang benar2 komprehensif tapi sering disederhanakan dengan “Scheduling”. PMS adalah tool bagi project coordinator dalam mengolah data proyek dan menyajikan informasi kepada kepala proyek sesuai keadaan yang sebenarnya dilapangan. Dengan informasi yang diberikan PM dapat membuat evaluasi proyeknya dengan baik dan mengarahkan / menyelesaikan permasalahan yang timbul pada waktunya. Kenyataan di lapangan masih sangat banyak terjadi seorang PM di bebani dengan masalah teknis , masalah informasi yang tidak komprehensif sehingga mau tidak mau sang PM harus selalu berada di lokasi pekerjaan dan hanya bisa yakin atas pengamatan visual yang dilihatnya sendiri. Ideal tapi tidak efisien .

Kamis, 09 Juni 2011

International project Scheduling

Project Scheduler.
Pertama kali bekerja di proyek besar di luar negeri saya ditempatkan di bagian Scheduling. Sebagai Scheduler saya menerima job dari Planner yang telah membuat Network Planning proyek. Tugas Scheduler membuat skedul implementasi dari network planning tsb. Hal-hal yang menjadi perhatian adalah ;
- Target date (yang telah ditentukan dalam kontrak)
- Hari-hari libur nasional maupun internasional
- Proses procurement dan konstruksi
- Availability resources
Dengan memperhatikan faktor tsb diatas Skedul dibagi jadi 2 bagian utama yaitu ;
1. Procurement Schedule
2. Construction schedule
Pada procurement schedule terdapat 7 langkah proses (Steps)
- Submittal (Sample,test,Drawing etc)
- Approval
- Order
- Fabrication
- Shipping
- On land transport
- On site
Construction Scheduling
- Zoning
- Building
- Tasks
- Function
- Operation
Jumlah aktifitas sudah ditentukan sesuai network planning . Ada beberapa prinsip yang berkaitan dengan jumlah aktifitas yang sangat menentukan keberhasilan suatu perencanaan.
- Jangan membuat sedemikian banyak detail sehingga tidak dapat / menyulitkan pengendalian saat dilaksanakan.
- Batasi jumlah aktifitas per zone maksimal 100-150
- Skedul agar bisa di rekap dalam beberapa periode waktu
------ Over all
------ rolling schedul ( 3 bulanan)-memperlihatkan detail per bulan)
------ Bulanan (Memperlihatkan detail per minggu).

Skedul yang dihasilkan haruslah dinamis artinya sedapat mungkin semua aktifitas berkaitan secara logis , tidak ada tanggal yang fix. semua aktifitas akan reskedul otomatis jika ada 1 atau lebih aktifitas yang memperoleh tgl aktual pelaksanaan.
Ketergantungan logis setiap aktifitas sesuai dengan metode kerja sehingga dapat menjadi "Model" proyek

Skedul / "Model" proyek tsb harus di Approved terlebih dulu oleh Pihak konsultan dan menjadi bagian dari kontrak sebelum proyek di laksanakan demikian juga setiap bulan model tsb di update dan mendapat Approval Konsultan sebelum Pembayaran proyek dalaksanakan oleh Owner.

Jadi yang di approved adalah "MODEL" proyek bukan skedul dengan tampilan tanggal2 yang fix kecuali tentunya target2 date yang sudah ditentukan dalam kontrak.

Setiap bulan skedul di update dengan kondisi aktual lapangan (Current schedule) . Pada beberapa proyek Skedul yang sudah di update harus mendapat approval konsultan sebelum proses payment.

Project Coordinator
Project Coordinator atau kordinator proyek adalah tangan kanan kepala proyek dalam hal2 teknis penyediaan informasi mengenai pelaksanaan proyek. Penyediaan informasi proyek memerlukan skill teknis  permodelan proyek (Critical Path Method, Precedence Diagram, Pengolahan data dll)  maupun manajemen . kordinasi jadwal pelaksanaan dari berbagai disiplin dan organisasi yang terlibat dalam proyek (Sipil,Arsitektur,M/E dan subkontraktor). Menyusun informasi dalam format yang sesuai dengan kebutuhan manajemen (Fungsional) sehingga dapat mendukung Kepala proyek dalam mengambil keputusan. Setiap saat informasi di update dengan data dari lapangan sehingga selalu mencerminkan kondisi proyek yang uptodate. Namun tidak sampai disitu saja informasi penting lainnya adalah proyeksi kondisi sampai dengan akhir proyek berdasarkan kondisi proyek saat ini. Diharapkan dengan tersedianya informasi tsb diatas kepala proyek benar2 optimal dalam pengambilan keputusan pada hal2 kritis sedangkan keputusan rutin sehari-hari bisa dilaksanakan oleh masing2 kepala departemen berdasarkan "Project Manual".

Jumat, 13 Mei 2011

Pengendalian material proyek

Pendahuluan
Komponen biaya material dalam keseluruhan biaya proyek gedung adalah yang terbesar sehingga wajar bila diperlukan suatu sistem pengendalian biaya material. Sistem pengendalian tsb harus dapat menampilkan informasi status realisasi yang dibandingkan dengan rencana secara periodik / per minggu sehingga jika terjadi pemborosan material dapat diketahui sejak awal dan tindakan perbaikan / penghematan masih dapat dilakukan.Kalau informasi yang di hasilkan sudah terlambat atau pekerjaan telah selesai maka sudah tidak berfungsi sebagai laporan pengendalian tapi hanya sebagai laporan. Masalahnya adalah bagaimana cara untuk menghasilkan laporan dalam waktu singkat dan akurat misalnya setiap minggu atau 3 hari ataupun per hari.
Prosedur material proyek
Untuk melihat kedalam permasalahannya kita coba melihat prosedur bagaimana material sampai ke proyek dan digunakan dalam menyelesaikan pekerjaan proyek.
- Pertama tentunya proyek sudah mempunyai anggaran / rab kebutuhan material untuk setiap item pekerjaan
- Proyek mengajukan permintaan material ke kantor
- Permintaan proyek diperiksa oleh bagian Engineering terhadap Rab dan skedul dan diteruskan ke bagian logistik untuk pengadaannya.
- Bagian logistik membuat order pembelian ke Supplier
- Supplier mengirim material ke proyek
- Proyek memeriksa material yang tiba;kuantitas,kuality dan skedul
- material rusak/ tidak sesuai dikembalikan(retur), mengeluarkan TT (Tanda Terima) material.
- Setiap minggu/ periode yang ditentukan proyek membuat laporan ke kantor yaitu ;
Tanda terima, status stok material, bersama dengan lapotan lainnya yaitu progres pekerjaan ,cash dll.
- Laporan proyek tsb diolah bagian engineering kantor untuk membuat evaluasi pemakaian material apakah sudah sesuai standar (Rab) atau telah terjadi pemborosan.
- Manajemen menerima laporan berkala status material tsb paling lambat satu hari setelah laporan masuk, agar dapat membuat keputusan yang diperlukan .